Nos actuces

Ce sont des clés « bonne idée » pour gérer au mieux votre projet à « Cit9art ».

1. Dans le cas d’une annulation d’un événement, pensez à rédiger un texte d’excuse pour ne pas perdre votre crédibilité auprès des visiteurs,


2. Profitez du panel relationnel multiart, pour placer des œuvres de partenaire dans votre projet,


3. Devenez notre ambassadeur auprès d’un ami,


4. Venez assister à nos avant-premières publiques ou privées, nos actions artistiques, gala ou colloque pour développer des partenariats importants.

Voici un petit b.a.-ba de guide d’organisation basique mais utile.

Entre 1 an et 3 mois avant la journée événementielle :

• Choisir le thème
• Choisir le lieu
• Adapter le projet selon les attentes du public ciblé
• Protéger vos droits sur votre marque ou œuvre INPI – OMPI - SACD
• Négocier des partenariats relationnels (formation sport, arts, métiers, institutions…)
• Négocier partenariat d’exposant artisanal
• Négocier les contrats d'assurance
• Etablir un budget prévisionnel
• Rechercher des financements
• Demander au maire l'autorisation d'utiliser une salle municipale, un espace communal,
• Demander au maire l'autorisation d'organiser un bal un feu d'artifice, une kermesse, une fête foraine
• Concevoir des documents publicitaires
• Lancement Web marketing (communication et réservation)
• Ouvrir un compte de transaction financière sécurisé

2 mois avant :

• Réceptionner les inscriptions des exposants
• Prévenir la commission de sécurité
• Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux mensuels
• Demander à la mairie l'autorisation d'ériger un chapiteau si besoin
• Demander à la préfecture l'autorisation d'ériger un chapiteau dont la capacité d'accueil est supérieure à 300 personnes
• Demander au maire l'autorisation de sonoriser la voie publique
• Prendre rendez-vous avec un assureur pour lui présenter le projet et évaluer les garanties à prévoir
• Réserver les chambres d'hôtel des artistes
• Confier à un studio graphique la conception des documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc.)
•  Web marketing (action communication)

1 mois avant :

• Editer les documents publicitaires (affiches, calicots, tracts, etc)
• Editer la billetterie
• Contacter la presse pour proposer une campagne d'information
• Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux hebdomadaires et webmagazines
• Déclarer le spectacle à la préfecture
• Web marketing (action communication)
• Achat visuel grand format publicitaire (chevalet, Kakemono)

15 jours avant :

• Inviter les journalistes à la conférence de presse
• Déposer des tracts chez les commerçants et dans les lieux publics
• Remplir et envoyer le contrat SACEM/SACD
• Informer les publics par courrier
• Envoyer les invitations
• Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux médias
• Demander une autorisation préalable d'embauche pour les salariés étrangers (hors UE) et pour les enfants salariés mineurs de 16 ans
• Web marketing (action de communication)

8 jours avant :

• Organiser la conférence de presse
• Envoyer les dossiers ou communiqués de presse aux quotidiens
• Poser affiches et calicots
• Distribuer les tracts
• Faire les déclarations préalables auprès de l'URSSAF en cas d'engagement d'artistes
• Signer les contrats de travail
• Demander à la préfecture l'autorisation pour la buvette

3 jours avant :

• Déclarer le spectacle à la Recette locale de la commune où il sera présenté

2 jours avant :

• Approvisionner la buvette
• Aménager la salle
• Faire passer la commission de sécurité
• Relancer les journalistes

1 jour avant :

• Préparer les loges des artistes

Le jour même avant le spectacle :

• Installer le visuel publicitaire GF (chevalets, kakemono) à l'entrée des lieux publics et de la salle où aura lieu le spectacle Mettre en place la buvette
• Afficher les tarifs de la billetterie et de la buvette
• Installer les caisses
• Faire les courses pour le buffet des artistes dans leurs loges
• Accueillir les artistes
• Accueillir la presse
• Accueillir le public

le jour même après le spectacle :

• Faire la comptabilité des caisses et déposer la recette dans un coffre ou à la banque
• Régler les contrats d'achat de spectacle
• Remettre les bulletins de salaire aux artistes
• Payer les salariés
• Remettre aux salariés les certificats d'emploi de la caisse des congés spectacles
• Remettre aux salariés les attestations Assedic.
• Ranger et nettoyer la salle

2 jours après :

• Remplir les registres obligatoires
• Etablir un compte de résultat de l'opération

10 jours après le spectacle :

• Remplir les bordereaux des différents organismes sociaux, payer les charges sociales correspondantes, adresser le volet 1 de la déclaration unique et simplifiée
• Retourner le bordereau recettes/dépenses et le programme des œuvres diffusées à la SACEM/SACD
• Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation
• Adresser un courrier de remerciement à toutes les personnes qui ont soutenu la manifestation

1 mois après le spectacle :

• Payer la SACEM/SACD
• Rédiger le bilan financier et moral de la manifestation

Avant le 15 janvier de l'année suivante :

• Compléter et retourner le bordereau annuel CMB

Avant le 31 janvier de l'année suivante :

• Compléter et retourner les bordereaux annuels ASSEDIC, DADS, URSSAF, GRISS

Avant le 15 février de l'année suivante :

• Compléter et retourner le bordereau annuel AFDAS

Des livres, des revues spécialisées, des formations de management artistique et culturel ou d’ingénierie de projets culturels et interculturels peuvent vous apporter les méthodes et les clés supplémentaires afin de pouvoir réussir à gérer vos événements selon ses différentes phases tout en prévoyant l’imprévu.

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